Le corpus de lettres réuni à partir du fonds de Vérone (BC 3096) et de celui de Venise (BNM) se présente ainsi :
• une campagne de photographies a été assurée par Pietro Milici, complétée par des photographies personnelles lors de missions à Padoue, Vérone et Venise (Frédérique Plantevin, Céline Le Gall, Marie-Thérèse Cam, Gwénaëlle Etienne). Les lettres, réunies par les archivistes et reliées dans un codex avec index, classées ou non par ordre chronologique ou par destinataire, comportent, dans la majorité des cas, une numérotation (par lettre, par feuillet), une date d’archivage : les formats sont divers. Certains papiers ont absorbé l’encre ; les brouillons en latin de Poleni sont souvent raturés. Les conditions matérielles (pliures, reliures) peuvent rendre la lecture difficile. L’adresse est le plus souvent au dos du dernier feuillet ; l’enveloppe, si elle existe, est conservée avec la lettre, sauf exception. Les photographies ont reçu un numéro provisoire, puis les meilleures ont été sélectionnées, retouchées par Yves Guyomard, infographiste de l’UFR Lettres de l’université de Brest : la correspondance italienne et européenne a été privilégiée ; nombre de correspondants « moins connus », selon l’expression des index des codices de Vérone, n’ont pas été retenus.
• Chaque lettre a reçu un sigle qui l’identifie avec la date (aaaa-mm-jj), l’abréviation du scripteur suivie de l’abréviation du destinataire. La date retenue est celle de la lettre (original ou brouillon ou copie) ; les dates en latin ont été traduites et vérifiées ; elles ne correspondent pas toujours aux dates indiquées pour l’archivage. La double datation (au moment de la réforme calendaire) est visible sur l’original. On peut ainsi obtenir un classement chronologique par correspondance reconstituée ou par période, étudier la fréquence des échanges, leur durée, les sujets abordés, les aléas de l’acheminement, les moyens et les réseaux utilisés pour leur portage et celui des paquets de livres ou des instruments ou pièces de machines commandés, voir si des lettres ont été perdues, si certaines manquent (accessibles dans un autre fonds ou non).

• Si quelques lettres sont en français (voire en anglais), l’essentiel de la correspondance est en latin et en italien. La transcription des lettres en français est achevée ; celle de l’italien doit être poursuivie (lettres de Belgrado et de Marinoni en cours) : nous avons adopté une transcription semi diplomatique, en gardant l’orthographe, la ponctuation, mais en développant les abréviations (sauf la formule de politesse S. P. D. salutem plurimam dat). Les titres d’ouvrage sont mis en italiques, les rares solécismes du latin sont signalés par (sic). À chaque photo de folio correspondra sur le site, en vis-à-vis, la transcription (quand elle est réalisée). Les lettres en latin sont systématiquement traduites (travail en cours : pour l’heure, 515 lettres attribuées). Nous en proposons quelques-unes dans ce carnet.
• Les métadonnées font l’objet d’une notice à part, élaborée pour chaque lettre par le transcripteur/traducteur, et destinée à apporter les informations nécessaires pour faciliter l’encodage (lieu de conservation, cote, destination ; sujets abordés et résumé, mots-clés, liens vers des sources numérisées d’ouvrages anciens, les biographies en ligne, ISNI, VIAF, Treccani, le site du Musée de Padoue présentant les instruments de physique de Poleni, d’autres musées d’instruments – Vienne – ; bibliographie non exhaustive d’études récentes éclairant le contenu, le contexte ou le sujet abordé, noms des différents contributeurs pour la transcription, la traduction, les révisions, l’encodage et sa supervision).